Kruszwica, 08.09.2021 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE: 1/KF/2021

Dotyczy: Obsługi księgowo-finansowej i kadrowo-płacowej Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Czarnoziem na Soli.

1.Zamawiający:

Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Czarnoziem na Soli, ul. Niepodległości 16, 88-150 Kruszwica  NIP 556-267-97-03, REGON 340538466, KRS 0000320289

2.Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest obsługa księgowo-finansowa i kadrowo-płacowa Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Czarnoziem na Soli. 

3. Charakterystyka przedmiotu zamówienia:

3.1. Podstawowe informacje
A. Zatrudnienie
a) Ilość osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę: min. 4 etaty – max. 8 etatów
b) Umowy cywilnoprawne: maksymalnie 5 miesięcznie

c) Liczba wypłacanych diet: przeciętnie 10 miesięcznie, max. 25 miesięcznie
B. Ilość dokumentów: średnio miesięcznie ok. 50
C. W chwili obecnej księgowość prowadzona jest w programie: Comarch Optima

3.2. Szczegółowy zakres świadczonej usługi:
A. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i zgodny z przepisami obowiązującego prawa, w tym m.in.:
– ewidencjonowanie operacji gospodarczych, comiesięczne zamykanie ksiąg rachunkowych najpóźniej do dnia 20-go następnego miesiąca;

– formalno-rachunkowe sprawdzanie wszystkich dowodów księgowych, w szczególności raportów kasowych;
– dekretacje księgowania dokumentów;
– opracowanie planu kont oraz comiesięczne uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną;
– wyliczanie należnego podatku dochodowego od osób prawnych
– rozliczanie dotacji UE, w tym sporządzanie finansowych zestawień wniosków o płatność.
– prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, rozliczanie wyników inwentaryzacji okresowej prowadzonej metodą spisu z natury;

– coroczna weryfikacja sald ksiąg rachunkowych przed zamknięciem roku (inwentaryzacja coroczna);

B. Obsługa w zakresie ubezpieczeń społecznych i spraw skarbowo-podatkowych

sporządzanie deklaracji ZUS oraz deklaracji podatkowych, sprawozdań statystycznych, zestawień do rozliczeń finansowych prowadzonych projektów
– występowanie w imieniu Zlecającego przed organami podatkowymi i kontrolnymi w sprawach dotyczących prowadzenia spraw finansowych.
– współpraca przy tworzeniu i okresowa aktualizacja procedur finansowo-księgowych (polityka rachunkowości, obieg dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna, procedury dokonywania zakupów)
– bieżące informowanie o stanie prawnym, objaśnienie kwestii podatkowych, dokumentacyjnych itd.
– udział w kontrolach ZUS, US itp.

– okresowa (co najmniej comiesięczna), osobista weryfikacja ww. dokumentacji w siedzibie Zamawiającego

C. Sporządzenie rocznych sprawozdań finansowych obejmujących: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową oraz innych sprawozdań dla potrzeb Zarządu Stowarzyszenia;

D. Prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej, w tym m.in.
– sporządzenie umów o pracę oraz cywilnoprawnych dla współpracowników- okresowa (kwartalna) weryfikacja akt osobowych pracowników, ich aktualizacja oraz uzupełnianie i przygotowanie do archiwizowania;
– wyliczanie wynagrodzeń o pracę i innych świadczeń pracowniczych, sporządzenie list płac pracowników i osób zatrudnionych w ramach umów cywilno-prawnych, w tym – sporządzenie list płac projektowych;
– wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz innych przewidzianych prawem dla pracowników, sporządzenie świadectw pracy
– prowadzenie ewidencji wynagrodzeń z umów cywilno-prawnych dla potrzeb wyliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych
– bieżące zgłaszanie i wyrejestrowanie pracowników i wykonawców umów cywilnoprawnych do/z ZUS
– sporządzenie deklaracji podatkowych i ZUS
– sporządzenie rocznych informacji o uzyskanych dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-11) oraz ich elektroniczne przekazywanie do US
– sporządzenie deklaracji podatkowych PIT-4R, PIT – 8AR
– sporządzanie rocznego rozliczenia podatku dochodowego pracowników zatrudnionych
– sporządzanie korekt deklaracji rozliczeniowych ZUS, sporządzanie druków KOA na życzenie ZUS

E. Dodatkowe informacje:
Odbieranie i dostarczanie oryginałów dokumentów księgowych:

1) w obszarze miasta Kruszwica leży po stronie Zamawiającego

2) poza obszarem miasta Kruszwica leży po stronie Wykonawcy

4. Zadania po stronie Wykonawcy

Realizacja przedmiotu zamówienia zgodnie z ofertą i umową

5. Zadania po stronie Zamawiającego
Płatność na podstawie wystawionej faktury zgodnie z umową

6. Opis sposobu przygotowania oferty:

  • Oferta winna być sporządzona pisemnie, czytelnie, w języku polskim.
  • Oferta winna zawierać nazwę i adres oferenta, wartość oferty w kwocie netto.
  • Oferta powinna zawierać warunki płatności.
  • Oferta powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania.
  • Oferta powinna zawierać datę sporządzenia oraz termin związania ofertą.
  • Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
  • Ofertę należy składać w jednym egzemplarzu.
  • Wszystkie koszty sporządzenia oferty ponosi Wykonawca.
  • Nie można składać ofert częściowych.

7. Miejsce oraz termin składania ofert

Ofertę należy złożyć w biurze Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Czarnoziem na Soli ul. Niepodległości 16, 88-150 Kruszwica lub pocztą tradycyjną na ww. adres biura
lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres lgdczarnoziemnasoli@wp.pl do dnia
17 września 2021 r. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Zapytania w zakresie przedmiotu zamówienia należy kierować na adres lgdczarnoziemnasoli@wp.pl lub telefonicznie – 52 353 71 12

Niniejsze zapytanie ofertowe zostało opublikowane na stronie internetowej www.czarnoziemnasoli.pl

Wykonawca pokrywa wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Złożenie oferty nie jest równoznaczne z dokonaniem zamówienia.

8. Sposób obliczenia ceny:

Wykonawca określa cenę netto.

Kryteria oceny oferty:

1. Cena – 100 %

9. Warunki udziału w postępowaniu:
Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie w siedzibie Zamawiającego prawidłowo sporządzonych dokumentów tj.: formularza ofertowego, zawierającego oświadczenie
o dysponowaniu odpowiednim doświadczeniem i potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, ze szczególnym uwzględnieniem obsługi organizacji pozarządowych (tj. min. 3 Stowarzyszeń, korzystających z zewnętrznych środków finansowych, w tym – dotacji z funduszy Unii Europejskiej).

10. Warunki wykluczenia

Zamówienia udzielane przez Zamawiającego nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawca, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
  5. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może
    to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.

Planowany początek realizacji zamówienia: 01.10.2021 r.

Pobierz załącznik