Kruszwica, 12.11.2021 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE: 2/KF/2021
Dotyczy: Obsługi księgowo-finansowej i kadrowo-płacowej Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Czarnoziem na Soli.
1.Zamawiający:
Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Czarnoziem na Soli, ul. Niepodległości 16, 88-150 Kruszwica NIP 556-267-97-03, REGON 340538466, KRS 0000320289
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zapytania ofertowego jest obsługa księgowo-finansowa i kadrowo-płacowa Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Czarnoziem na Soli.
3. Charakterystyka przedmiotu zamówienia:
3.1. Podstawowe informacje
A. Zatrudnienie
a) Ilość osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę: min. 4 etaty – max. 8 etatów
b) Umowy cywilnoprawne: maksymalnie 5 miesięcznie
c) Liczba wypłacanych diet: przeciętnie 10 miesięcznie, max. 25 miesięcznie
B. Ilość dokumentów: średnio miesięcznie ok. 50
C. W chwili obecnej księgowość prowadzona jest w programie: Comarch Optima
3.2. Szczegółowy zakres świadczonej usługi:
A. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i zgodny z przepisami obowiązującego prawa, w tym m.in.:
– ewidencjonowanie operacji gospodarczych, comiesięczne zamykanie ksiąg rachunkowych najpóźniej do dnia 20-go następnego miesiąca;
– formalno-rachunkowe sprawdzanie wszystkich dowodów księgowych, w szczególności raportów kasowych;
– dekretacje księgowania dokumentów;
– opracowanie planu kont oraz comiesięczne uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną;
– wyliczanie należnego podatku dochodowego od osób prawnych;
– rozliczanie dotacji UE, w tym sporządzanie finansowych zestawień wniosków o płatność;
– prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, rozliczanie wyników inwentaryzacji okresowej prowadzonej metodą spisu z natury;
– coroczna weryfikacja sald ksiąg rachunkowych przed zamknięciem roku (inwentaryzacja coroczna).
B. Obsługa w zakresie ubezpieczeń społecznych i spraw skarbowo-podatkowych:
– sporządzanie deklaracji ZUS oraz deklaracji podatkowych, sprawozdań statystycznych, zestawień do rozliczeń finansowych prowadzonych projektów;
– występowanie w imieniu Zlecającego przed organami podatkowymi i kontrolnymi w sprawach dotyczących prowadzenia spraw finansowych;
– współpraca przy tworzeniu i okresowa aktualizacja procedur finansowo-księgowych (polityka rachunkowości, obieg dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna, procedury dokonywania zakupów);
– bieżące informowanie o stanie prawnym, objaśnienie kwestii podatkowych, dokumentacyjnych itd.;
– udział w kontrolach ZUS, US itp.;
– okresowa (co najmniej comiesięczna), osobista weryfikacja ww. dokumentacji w siedzibie Zamawiającego.
C. Sporządzenie rocznych sprawozdań finansowych obejmujących: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową oraz innych sprawozdań dla potrzeb Zarządu Stowarzyszenia.
D. Prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej, w tym m.in.:
– sporządzenie umów o pracę oraz cywilnoprawnych dla współpracowników;
– okresowa (kwartalna) weryfikacja akt osobowych pracowników, ich aktualizacja oraz uzupełnianie i przygotowanie do archiwizowania;
– wyliczanie wynagrodzeń o pracę i innych świadczeń pracowniczych, sporządzenie list płac pracowników i osób zatrudnionych w ramach umów cywilno-prawnych, w tym – sporządzenie list płac projektowych;
– wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz innych przewidzianych prawem dla pracowników, sporządzenie świadectw pracy;
– prowadzenie ewidencji wynagrodzeń z umów cywilno-prawnych dla potrzeb wyliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych;
– bieżące zgłaszanie i wyrejestrowanie pracowników i wykonawców umów cywilnoprawnych do/z ZUS;
– sporządzenie deklaracji podatkowych i ZUS;
– sporządzenie rocznych informacji o uzyskanych dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-11) oraz ich elektroniczne przekazywanie do US;
– sporządzenie deklaracji podatkowych PIT-4R, PIT – 8AR;
– sporządzanie rocznego rozliczenia podatku dochodowego pracowników zatrudnionych;
– sporządzanie korekt deklaracji rozliczeniowych ZUS, sporządzanie druków KOA na życzenie ZUS.
E. Dodatkowe informacje:
Odbieranie i dostarczanie oryginałów dokumentów księgowych:
1) w obszarze miasta Kruszwica leży po stronie Zamawiającego,
2) poza obszarem miasta Kruszwica leży po stronie Wykonawcy.
4. Zadania po stronie Wykonawcy:
Realizacja przedmiotu zamówienia zgodnie z ofertą i umową.
5. Zadania po stronie Zamawiającego:
Płatność (miesięczna) na podstawie wystawionej faktury zgodnie z umową.
6. Opis sposobu przygotowania oferty:
- Oferta winna być sporządzona pisemnie, czytelnie, w języku polskim;
- Oferta winna zawierać nazwę i adres oferenta, wartość oferty w kwocie netto;
- Oferta powinna zawierać warunki płatności;
- Oferta powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania;
- Oferta powinna zawierać datę sporządzenia oraz termin związania ofertą;
- Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;
- Ofertę należy składać w jednym egzemplarzu;
- Wszystkie koszty sporządzenia oferty ponosi Wykonawca;
- Nie można składać ofert częściowych.
7. Miejsce oraz termin składania ofert:
Ofertę należy złożyć w biurze Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Czarnoziem na Soli ul. Niepodległości 16, 88-150 Kruszwica lub pocztą tradycyjną na ww. adres biura lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: lgdczarnoziemnasoli@wp.pl do dnia 22 listopada 2021 r. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Zapytania w zakresie przedmiotu zamówienia należy kierować na adres lgdczarnoziemnasoli@wp.pl lub telefonicznie – 52 353 71 12.
Niniejsze zapytanie ofertowe zostało opublikowane na stronie internetowej www.czarnoziemnasoli.pl.
Wykonawca pokrywa wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
Złożenie oferty nie jest równoznaczne z dokonaniem zamówienia.
8. Sposób obliczenia ceny:
Wykonawca określa cenę netto.
Kryteria oceny oferty:
1. Cena – 100 %
9. Warunki udziału w postępowaniu:
Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie w siedzibie Zamawiającego prawidłowo sporządzonych dokumentów tj.: formularza ofertowego, zawierającego oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim doświadczeniem i potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, ze szczególnym uwzględnieniem obsługi organizacji pozarządowych (tj. min. 3 Stowarzyszeń, korzystających z zewnętrznych środków finansowych, w tym – dotacji z funduszy Unii Europejskiej).
10. Warunki wykluczenia:
Zamówienia udzielane przez Zamawiającego nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawca, polegające w szczególności na:
- uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
- pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.
Początek realizacji zamówienia: 01.12.2021 r. (wraz z zaewidencjonowaniem operacji gospodarczych za miesiąc 11/2021).